Ketika melakukan sesuatu biasanya ada aturan mengenai do dan don’t yang perlu untuk diperhatikan. Utamanya ketika hal tersebut menyangkut yang profesional seperti ketika akan membalas email yang diterima dari HRD. Anda untuk perlu memberikan kesan yang baik pada balasan email yang ditulis sehingga perlu memperhatikan mengenai hal yang perlu dilakukan dan hal yang perlu dihindari. Di mana untuk beberapa cara membalas email HRD yang perlu dihindari adalah sebagai berikut ini:
- Mengirim file yang bentuknya RAR atau ZIP
Hal pertama yang tidak boleh untuk dilakukan adalah dengan mengirim file yang bentuknya RAR atau ZIP. Hal tersebut karena bentuk email tersebut akan membuat kesulitan bagi HRD untuk membuka email secara langsung, sehingga akan mempersulit untuk mengetahui balasan email ke HRD tersebut. Sehingga sebaiknya langsung menulis email tersebut secara langsung dengan menggunakan format yang benar yaitu menggunakan salam pembuka, isi, penutup, dan jangan lupa untuk menuliskan mengenai isi dari email tersebut pada kolom subjek email yang dikirimkan ke HRD. Anda tidak perlu untuk menulis email yang kemudian menggunakan format ZIP ataupun Rar ketika dikirimkan.
- Menggunakan bahasa yang tidak sopan
Hal yang harus dihindari selanjutnya ketika membalas email adalah dengan menggunakan bahasa yang tidak sopan. Masalah bahasa perlu untuk diperhatikan ketika mengirimkan email yang sifatnya penting seperti email yang berhubungan dengan pekerjaan. Sehingga perhatikan untuk menggunakan bahasa yang selalu sopan yang bisa memberikan kesan yang baik pada HRD. Hindari menggunakan bahasa yang tidak sopan, utamanya ketika isi email tersebut merupakan hal yang tidak ingin didengar seperti berita mengenai lamaran Anda yang ditolak. Hal tersebut bisa memancing emosi yang kemudian akan disalurkan dengan membuat email yang tidak sopan dan kasar untuk menyalurkan amarah. Padahal ketika membuat email ke HRD penting sekali untuk menggunakan bahasa sopan seperti menghindari kata tidak resmi seperti penggunaan gue atau lo. Hindari untuk menggunakan bahasa tidak baku dan juga menggunakan kata kasar agar memberikan kesan yang baik pada HRD.
- Subjek email yang kosong
Cara membalas email HRD yang perlu dihindari adalah dengan format yang tidak lengkap. Termasuk juga subjek email yang dikirimkan lupa untuk diisi atau dibuat kosong. Padahal subjek tersebut merupakan hal yang penting untuk bisa diisi sehingga bisa memudahkan HRD untuk mengetahui isi dari email yang diterimanya. Bagi yang bingung untuk mengisi subjek email untuk membalas email dari HRD, cukup dengan mengikuti subjek email sebelumnya yang Anda terima dari HRD. Sehingga cukup untuk menuliskan subjek balasan dari subjek email dari HRD untuk membuat subjek email yang tepat.
- File yang diberikan nama tidak profesional
Saat membalas email dari HRD juga perlu untuk memperhatikan mengenai nama-nama file yang profesional. Hindari untuk menggunakan nama file yang tidak profesional terutama yang bahasanya kasar atau menunjukkan ketidak profesionalitas Anda. Gunakan file nama yang profesional seperti nama dan jenis file tersebut. Hal ini akan memudahkan HRD untuk membuka file yang dibutuhkan dari file yang Anda kirimkan.
- Alamat email yang tidak jelas
Hal terakhir yang perlu diperhatikan untuk membuat email yang Anda kirimkan ke HRD bisa lebih profesional juga memperhatikan mengenai email yang digunakan. Hindari untuk menggunakan email yang mempunyai nama tidak profesional seperti yang digunakan oleh anak SD atau SMP. Pilih nama email yang profesional seperti nama lengkap dan juga hindari untuk menggunakan alamat email alay yang tidak jelas. Menggunakan alamat email yang asal-asalan tersebut membuat kredibilitas Anda juga kurang karena dianggap kurang serius untuk melamar kerja.
Cara membalas email HRD tersebut perlu diperhatikan agar bisa menghindari kesalahan membalas email yang justru memberikan kesan yang tidak baik. Selain memperhatikan mengenai tata bahasa dan juga kesopanan email tersebut. Lengkapi diri Anda juga dengan skill yang mumpuni untuk membuat lamaran kerja diterima oleh HRD. Hal tersebut bisa didapatkan dengan mengikuti pelatihan di Prasmul-ELI yang mempunyai program pelatihan kerja yang beragam, diberikan oleh profesional yang bersertifikasi, dan mendapatkan sertifikat.